1.档案管理人员要严格执行档案管理有关规定，以高度的责任心，严守宗亲联谊会的秘密。

2.档案管理人员不能在公共场所谈论或在私人通信中涉及档案内容，不得向无关人员透露存放宗亲联谊会谱牒等重要档案内容、数量、位置，切实加强档案的安全管理。

3.正在整理的文件、孟氏家谱等资料，下班时应放入档案柜；查阅完毕的档案必须及时放回档案柜。

4.归档范围。凡宗亲联谊会领导班子分工、财务管理、续修谱、重大活动、重要会议等工作中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的文字材料、影像资料，必须移交档案管理人员集中管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。

5.归档时间。文书档案应在本年度的一季度末，由档案管理人员将上年度的各种文件材料收集、整理、归档；会计档案年度归档；谱牒等特殊载体档案可根据情况定期或不定期随时接收归档。宗亲联谊会工作人员因公外出、参加会议所获得的文件材料、谱牒等，要及时移交档案管理人员。

6.归档要求。归档文件材料应为原件，要行文规范、完整齐全，正文要与底稿配套，杜绝圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写。各种文件材料归档时，归档人员应填写移交清册（单）一式两份，由归档人员清点核对无误后，双方签字盖章，各执一份存档，以备查考。

7.档案整理。依照规定要求，对归档文件材料、谱牒进行分类、整理、立卷、排列、编目、存放，做到编目清楚、案卷清洁，排列有序，保证每个案卷规范、整齐、美观。

8.档案保管。档案管理人员要定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符；对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。

9.档案借阅。凡因工作需要借阅与本业务相关档案资料，可直接办理借阅手续，借查阅与本业务无关的档案资料须经主任或会长批准。借阅档案应按时归还，借期最长不得超过十五天。借查阅期间杜绝发生档案损坏、丢失、涂改、勾划或长期不还的情况。

10.档案室管理。非宗亲联谊会工作人员不得随意进入档案室。档案室要定期打扫，保持清洁卫生，严禁在档案室堆放杂物和把易燃易爆物品带入档案室。按照档案室防高温、防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的“九防”要求，加强用电、消防等管理，确保档案资料的安全。