1.做好来信来访登记工作。对每件来信来访都要详细登记，并将来信来访所反映的各项事情及时向会长或秘书长汇报。妥善保管来信来访的纸质版信件和电子版信件、短信等原件，以备日后查阅。

2.做好来信回复工作。回复内容力求准确、真实、全面，来信回复统一使用孟氏宗亲联谊会专用信封或专用邮箱。秘书处在会长或理事长的授权下书写回复，书写完毕呈送会长或秘书长审批同意后方可回复。

3.做好接待工作。坚持热情、周到、细致的原则，严格接待标准，搞好接待服务。对宗亲会有贡献的人员、对宗亲会有影响的人员、各地分会的会长、正副理事长、秘书长、理事等相关人员来邹，宗亲联谊会将给予相关规格的接待。由办公室填写审批单，明确来人职务、事由、居住时间、享受标准，报会长审批，办公室做好相应安排，杜绝超标准接待。

4.以上接待只包括餐饮、住宿、旅游参观（限孟庙、孟府景区）费用，不含所乘交通工具费用及礼品。

5.来访宗亲赠送的礼品、礼金及其他捐赠等一律交办公室或财务部门登记入册，统一管理和使用，不准私自使用和分配。

6.宗亲来访招待时办公室人员陪餐人员一般不得超过两人，且扣除陪餐人员餐费20元。