督察督办制度
1.办公室作为督察督办工作的职能部门，负责宗亲联谊会督察督办工作。
2.督察督办的主要任务。紧紧围绕宗亲会联谊交流、续修谱、孟子思想研究、各项活动等工作，督促督办，狠抓落实。积极有效地对各分会贯彻落实总会工作部署、会议决定事项和领导交办事项等进行督促、检查、催办、协调和综合反馈。
3.凡属领导批示督察或交办的事项，由办公室提出督察督办意见，呈请领导批准后，方可立项督察督办。
4.办公室根据工作需要或领导安排向省（市）分会发出通知，提出有关要求，并明确办理时限。
5.抓好专项督察，对宗亲联谊会重要工作部署或领导批示、交办的事项，进行专项督促检查。
6.实施跟踪督察，对宗亲联谊会安排的续修谱工作从开始就要进行连续不断地督促、检查、监督、控制、反馈，随时为领导提供动态的督察信息，直至此项工作全部完成。
7.注重督察督办结果反馈。对宗亲联谊会领导批查的事项，要及时反馈。对宗亲会重要工作部署的贯彻落实情况，要写出综合性报告，并做到有分析、有建议；对情况复杂一时难以办结的，要及时报告办理的进展情况，并作出相应说明。对影响宗亲会整体工作部署的个别重要事项，可进行现场督办。
8.督察督办人员要实事求是，忠于职守，客观真实的反映督察情况，及时完成领导交办的任务，做到情况清楚，督察有力，反馈及时。做到事事有着落，件件有回音。
9.实行督察通报制度，每季度对续修谱等重点工作实施进展情况督办通报，年终作总结通报。
1.印章主要包括孟子思想研究会公章、孟氏宗亲联谊会公章、财务专用章和法人章。
2.严格执行印章使用审批登记制度。印章使用必须严格登记程序，由用印人到办公室填写《公章使用登记表》，写明用印事由，经会长审批同意后方可用印；不符合规定、不经会长签字均不可用印。
3.各类印章必须由专人保管，安全保障措施到位，严禁携带公章外出。确因工作需要携带公章外出，需提交申请，经会长批准方可两人携带。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。任何人不得以任何理由要求在空白页面上加盖公章。
4.公章的使用范围。宗亲联谊会对外签发的文件、出具的证明及有关资料；宗亲联谊会章程、协议及对外签订合同。
5.财务专用章及法人章主要用于资金结算等相关业务。
档案管理制度
1.档案管理人员要严格执行档案管理有关规定，以高度的责任心，严守宗亲联谊会的秘密。
2.档案管理人员不能在公共场所谈论或在私人通信中涉及档案内容，不得向无关人员透露存放宗亲联谊会谱牒等重要档案内容、数量、位置，切实加强档案的安全管理。
3.正在整理的文件、孟氏家谱等资料，下班时应放入档案柜；查阅完毕的档案必须及时放回档案柜。
4.归档范围。凡宗亲联谊会领导班子分工、财务管理、续修谱、重大活动、重要会议等工作中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的文字材料、影像资料，必须移交档案管理人员集中管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。
5.归档时间。文书档案应在本年度的一季度末，由档案管理人员将上年度的各种文件材料收集、整理、归档；会计档案年度归档；谱牒等特殊载体档案可根据情况定期或不定期随时接收归档。宗亲联谊会工作人员因公外出、参加会议所获得的文件材料、谱牒等，要及时移交档案管理人员。
6.归档要求。归档文件材料应为原件，要行文规范、完整齐全，正文要与底稿配套，杜绝圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写。各种文件材料归档时，归档人员应填写移交清册（单）一式两份，由归档人员清点核对无误后，双方签字盖章，各执一份存档，以备查考。
7.档案整理。依照规定要求，对归档文件材料、谱牒进行分类、整理、立卷、排列、编目、存放，做到编目清楚、案卷清洁，排列有序，保证每个案卷规范、整齐、美观。
8.档案保管。档案管理人员要定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符；对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
9.档案借阅。凡因工作需要借阅与本业务相关档案资料，可直接办理借阅手续，借查阅与本业务无关的档案资料须经主任或会长批准。借阅档案应按时归还，借期最长不得超过十五天。借查阅期间杜绝发生档案损坏、丢失、涂改、勾划或长期不还的情况。
10.档案室管理。非宗亲联谊会工作人员不得随意进入档案室。档案室要定期打扫，保持清洁卫生，严禁在档案室堆放杂物和把易燃易爆物品带入档案室。按照档案室防高温、防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的“九防”要求，加强用电、消防等管理，确保档案资料的安全。
来信来访及接待制度
1.做好来信来访登记工作。对每件来信来访都要详细登记，并将来信来访所反映的各项事情及时向会长或秘书长汇报。妥善保管来信来访的纸质版信件和电子版信件、短信等原件，以备日后查阅。
2.做好来信回复工作。回复内容力求准确、真实、全面，来信回复统一使用孟氏宗亲联谊会专用信封或专用邮箱。秘书处在会长或理事长的授权下书写回复，书写完毕呈送会长或秘书长审批同意后方可回复。
3.做好接待工作。坚持热情、周到、细致的原则，严格接待标准，搞好接待服务。对宗亲会有贡献的人员、对宗亲会有影响的人员、各地分会的会长、正副理事长、秘书长、理事等相关人员来邹，宗亲联谊会将给予相关规格的接待。由办公室填写审批单，明确来人职务、事由、居住时间、享受标准，报会长审批，办公室做好相应安排，杜绝超标准接待。
4.以上接待只包括餐饮、住宿、旅游参观（限孟庙、孟府景区）费用，不含所乘交通工具费用及礼品。
5.来访宗亲赠送的礼品、礼金及其他捐赠等一律交办公室或财务部门登记入册，统一管理和使用，不准私自使用和分配。
6.宗亲来访招待时办公室人员陪餐人员一般不得超过两人，且扣除陪餐人员餐费20元。
